华南师范大学法学院

院研会会议原则

2015-09-26 10:49:41 |来源:华南师范大学法学院

会议原则

一、凡是会议,必有准备

永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议,必有主题

开会必须要有明确的会议目的,在会议如果准备PPT,前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

三、凡是会议,必有纪律

开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要批评,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和批评,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、凡是会议,会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程,会议组织人员要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

五、凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

六、凡是会议,必有训练

要有专门针对如何开会的培训,对每个层级的成员都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让会议变得高效。

七、凡是会议,必须守时

设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

八、凡是会议,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、凡是散会,必有会后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。

十、最后请记住三个简单却很有意义的公式:

①开会+不落实=零

②布置工作+不检查=零

③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

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